Corriger une fiche isolée est relativement simple. Corriger cinquante produits sans déplacer les erreurs demande une méthode différente. Si une équipe modifie directement une plateforme pendant qu’une autre renvoie un ancien export ONIX, la correction visible aujourd’hui peut disparaître demain.
Le premier objectif n’est donc pas de saisir plus vite. Il est de décider où la donnée doit être corrigée pour rester correcte.
Une règle avant toute action
Ne corrigez pas d’abord la vitrine. Identifiez le système qui alimente la vitrine, la personne qui arbitre la valeur et le prochain flux susceptible de l’écraser.
Pourquoi les corrections se contredisent
Un catalogue éditorial circule entre plusieurs acteurs : production, gestion éditoriale, diffusion-distribution, librairies, bibliothèques, plateformes numériques et site de l’éditeur. Chaque système peut conserver une copie reçue à une date différente.
Les écarts récurrents viennent souvent de l’un de ces scénarios :
- plusieurs tableurs servent de référence ;
- le fichier maître est correct, mais le dernier flux n’est pas parti ;
- un canal rejette silencieusement un champ ou attend une autre structure ;
- une correction locale est écrasée par l’envoi suivant ;
- deux produits partagent par erreur un identifiant ou une ressource ;
- une ancienne édition reste active sans relation claire avec la nouvelle ;
- la responsabilité d’un champ n’est attribuée à personne.
Avant la campagne de correction, un audit de catalogue permet de mesurer lesquels de ces scénarios concernent réellement le fonds.
Étape 1 — Geler une photographie de départ
Conservez un export daté de la source interne et les observations externes nécessaires. Cette photographie sert à prouver ce qui a changé et à éviter de comparer une plateforme mise à jour lundi avec un fichier exporté vendredi.
Pour chaque produit, réunissez au minimum :
- identifiant du produit et ISBN ;
- titre, sous-titre, contributeurs et rôles ;
- mention d’édition, format et date ;
- prix, devise, TVA, territoires et disponibilité ;
- collection, classifications et langue ;
- résumé et ressources de couverture ;
- caractéristiques d’accessibilité pour les produits numériques ;
- date de dernière modification et source observée.
Ajoutez une colonne par canal contrôlé et une colonne « valeur décidée ». Un tableur n’est pas nécessairement la future base maître, mais il peut servir de registre de remédiation temporaire si ses droits et versions sont maîtrisés.
Étape 2 — Résoudre l’identité du produit avant ses descriptions
Les champs descriptifs ne doivent pas être corrigés tant que le produit reste ambigu. Vérifiez d’abord que chaque ISBN correspond au bon format et à la bonne édition.
L’AFNIL indique qu’un nouvel ISBN est requis lorsque des modifications substantielles ou certains changements de format créent un produit distinct. À l’inverse, une variation de prix ou un simple changement de couleur de couverture n’entraîne pas automatiquement un nouvel ISBN.
Un ISBN erroné n’est donc pas un champ que l’on « améliore » pour faire correspondre deux fiches. Il faut déterminer si la fiche décrit le mauvais produit, si deux produits ont été fusionnés ou si une nouvelle édition a été créée sans identification correcte.
Étape 3 — Construire des lots fondés sur la cause
Traiter les lignes dans l’ordre alphabétique disperse l’effort. Regroupez plutôt les corrections selon leur mécanisme :
| Lot | Exemple | Traitement cohérent |
|---|---|---|
| règle commune | collection absente sur tous les titres | corriger le modèle ou le mapping |
| produit | mauvais ISBN ou format | arbitrage individuel avant envoi |
| ressource | couverture obsolète | remplacer la ressource et son rattachement |
| commercial | prix ou disponibilité anciens | valider date, territoire et statut |
| accessibilité | données absentes ou copiées | contrôler chaque fichier puis encoder le résultat |
| propagation | source correcte, canal ancien | rejouer ou escalader le flux sans modifier la valeur |
Cette organisation révèle les corrections qui peuvent être automatisées et celles qui exigent une décision éditoriale.
Étape 4 — Définir une source de vérité par champ
Une seule application ne doit pas forcément gérer tout le catalogue. En revanche, pour chaque famille de données, l’équipe doit savoir quel système fait autorité.
| Famille | Propriétaire possible | Contrôle attendu |
|---|---|---|
| identité du produit | gestion éditoriale ou production | validation ISBN, format, édition |
| contributeurs | éditorial | nom public, rôle, ordre, identifiants |
| prix et disponibilité | commercial ou distribution | territoire, devise, date d’effet |
| couverture et extraits | fabrication ou communication | version, droits, produit associé |
| accessibilité | production numérique | preuve issue du fichier contrôlé |
| diffusion du flux | distribution | accusé de réception, rejet, date d’envoi |
Le propriétaire n’est pas seulement la personne qui saisit. C’est celle qui peut décider quelle valeur doit être conservée en cas de conflit.
Étape 5 — Préparer les modifications comme un jeu de données contrôlé
Chaque correction devrait comporter l’ancienne valeur, la nouvelle, la justification, le responsable, la date prévue et le moyen de vérification. Évitez les cellules colorées sans légende et les commentaires dispersés dans les emails.
Avant un envoi de masse :
- validez un petit lot représentatif ;
- contrôlez que les identifiants de ligne n’ont pas changé ;
- vérifiez les champs obligatoires du destinataire ;
- exportez seulement les modifications voulues ;
- conservez le fichier réellement transmis ;
- notez l’accusé de réception ou le rejet technique.
ONIX prévoit qu’un même enregistrement produit conserve une référence stable au fil des mises à jour et qu’un type de notification précise la nature de l’envoi. Un flux de correction doit donc être traité comme une nouvelle version contrôlée, pas comme un fichier anonyme déposé dans un dossier.
Étape 6 — Vérifier la propagation par vagues
Une donnée n’apparaît pas instantanément et uniformément partout. Définissez des points de contrôle adaptés au circuit : réception par le diffuseur, intégration par le distributeur, exposition sur les plateformes prioritaires, puis vérification des sources patrimoniales ou bibliographiques lorsque cela s’applique.
Pour chaque canal, enregistrez :
- date du dernier envoi ;
- statut technique disponible ;
- date de première observation de la correction ;
- valeur encore incorrecte ;
- action suivante et interlocuteur ;
- preuve, par exemple URL ou capture datée.
La BnF distingue elle-même plusieurs étapes : déclaration, enregistrement, traitement bibliographique et publication dans le Catalogue général. Elle prévoit une procédure « Signalez une erreur sur cette notice » pour les erreurs manifestes, tout en précisant qu’une notice encore en cours de traitement peut être incomplète sans être erronée.
Étape 7 — Empêcher le retour de l’erreur
Une remédiation est terminée lorsque le processus qui produisait l’écart est corrigé. Selon le cas, cela signifie :
- rendre un champ obligatoire ;
- retirer un ancien modèle ;
- documenter la règle d’attribution des ISBN ;
- ajouter une validation avant export ;
- contrôler les rejets du flux ;
- attribuer un propriétaire aux métadonnées ;
- planifier une revue périodique du fonds.
Un tableau de bord peut suivre le nombre de produits contrôlés, les corrections envoyées, les erreurs encore visibles et les écarts réapparus. Il doit distinguer ce que l’équipe a corrigé de ce qu’un canal a effectivement intégré.
Cas particulier : modifier une notice BnF
Le Catalogue général n’est pas une copie de la fiche commerciale. Pour une erreur manifeste dans une notice issue du dépôt légal, la BnF indique d’utiliser la commande de signalement prévue sur la notice. Pour une annonce de parution encore modifiable, la correction peut passer par l’Extranet du dépôt légal tant que le document n’a pas été enregistré.
Il faut donc choisir la procédure correspondant à la source, au statut de la notice et à la nature de l’erreur. Envoyer un nouveau flux commercial ne garantit pas la modification d’une notice patrimoniale déjà cataloguée.
Checklist d’une campagne de correction
- La photographie initiale est datée et conservée.
- Chaque produit est identifié sans ambiguïté.
- La valeur cible a été arbitrée.
- Les corrections sont groupées par cause.
- Un petit lot a été testé avant l’envoi global.
- Le fichier transmis et son résultat technique sont archivés.
- Les délais de propagation sont distingués des échecs.
- La vérification porte sur plusieurs canaux, pas un seul.
- Le processus source est corrigé pour éviter la récidive.
- Les informations d’accessibilité ne sont déclarées qu’après contrôle du fichier concerné.
Pour un produit avant parution, utilisez également la checklist de contrôle des métadonnées. Si les écarts touchent plusieurs collections ou si leur origine reste inconnue, le service Audit de catalogue permet de construire la carte des risques avant la remédiation.