Les métadonnées donnent souvent l’impression d’être faciles à corriger.

Un titre se modifie dans un champ. Un prix se remplace. Une description peut être copiée à nouveau.

Tant que le livre reste dans votre environnement de travail, c’est vrai.

La situation change dès que ces informations commencent à circuler.

Une même donnée peut alors se retrouver chez un distributeur, dans une base professionnelle, sur plusieurs librairies en ligne, dans un moteur de recherche ou dans les systèmes internes de différents partenaires.

Le meilleur moment pour corriger une métadonnée est donc souvent avant sa première diffusion large.

« Une métadonnée est facile à modifier tant qu’elle n’existe qu’à un endroit. Dès qu’elle commence à circuler, une correction devient une question de propagation. » — Eugène Clermont, Nommera

Les métadonnées sont l’identité opérationnelle du livre

Les métadonnées ne servent pas seulement à remplir une fiche administrative.

Elles permettent à différents systèmes de comprendre :

  • de quel livre il s’agit ;
  • quelle édition est concernée ;
  • qui en est l’auteur ;
  • sous quel format elle existe ;
  • combien elle coûte ;
  • quand elle paraît ;
  • où elle peut être commercialisée ;
  • comment elle doit être décrite ou classée.

Un ouvrage peut donc être parfaitement terminé sur le plan éditorial tout en restant mal préparé à sa mise en marché si ces informations ne sont pas suffisamment stabilisées.

Commencer par identifier précisément l’édition

Avant la description commerciale, les mots-clés ou la communication, il faut savoir exactement quel produit est décrit.

Les données structurantes sont notamment :

  • le titre ;
  • le sous-titre éventuel ;
  • le nom de l’auteur ;
  • la langue ;
  • le format ;
  • l’ISBN ;
  • l’éditeur ou la marque éditoriale ;
  • la date de parution.

Ces informations doivent fonctionner ensemble.

L’ISBN ne doit pas être traité comme un numéro attaché abstraitement à une œuvre.

Il correspond à une édition déterminée.

Si un titre existe en broché et en EPUB, les deux formats doivent être identifiés et suivis séparément.

Une fiche par édition

Le moyen le plus simple d’éviter les mélanges consiste à raisonner par édition plutôt que par œuvre.

Chaque format dispose ainsi de sa propre identité commerciale, même si une partie des informations est commune.

Fixer une graphie de référence

Une petite variation n’est pas toujours petite pour un système informatique.

Prenons un auteur :

Marie Dupont

puis ailleurs :

Marie C. Dupont

et sur une troisième fiche :

Marie-Dupont

Un lecteur comprendra probablement qu’il s’agit de la même personne.

Une plateforme peut, elle, créer plusieurs regroupements ou plusieurs pages auteur.

Même problème pour un titre, un sous-titre ou une collection.

Avant la diffusion, choisissez donc une forme de référence pour les principales informations.

Puis utilisez-la de manière cohérente :

  • sur la couverture ;
  • dans le livre ;
  • dans les métadonnées ;
  • sur le site ;
  • dans les dossiers de presse ;
  • dans les transmissions aux partenaires.

Il ne s’agit pas de rigidité typographique.

Il s’agit d’éviter que plusieurs versions concurrentes commencent à circuler.

Stabiliser la date de parution

La date ne détermine pas seulement le jour où le livre « sort ».

Elle sert également à organiser ce qui se passe avant et autour de cette sortie.

Elle peut influencer :

  • la transmission des données ;
  • les contrôles ;
  • la disponibilité attendue ;
  • les actions presse ;
  • les précommandes ;
  • la communication ;
  • le calendrier interne.

Une date provisoire est parfaitement utilisable pendant la préparation.

Mais elle doit être identifiée comme telle.

Le danger apparaît lorsqu’une ancienne date continue à circuler après que le calendrier a changé.

Fixer le bon prix pour chaque format

Le prix appartient à une édition.

Un broché et un EPUB peuvent donc avoir des prix différents.

Lorsqu’un prix change tardivement, il ne suffit pas de corriger le tableau interne.

Il faut ensuite s’assurer que la nouvelle valeur remplace correctement l’ancienne dans les différents systèmes concernés.

Avant transmission, contrôlez donc :

  • le prix de chaque édition ;
  • la devise ;
  • la cohérence avec vos documents internes ;
  • la cohérence entre le prix prévu et celui transmis.

« Les erreurs les plus coûteuses à corriger ne sont pas forcément les plus complexes. Ce sont souvent les petites données simples que tout le monde pensait déjà stabilisées. » — Eugène Clermont, Nommera

Désigner une description commerciale de référence

La description évolue naturellement au cours de la préparation.

Une version est raccourcie.

Une phrase est modifiée.

Le positionnement change légèrement.

Le problème n’est pas d’avoir travaillé plusieurs versions.

Le problème est de ne plus savoir laquelle fait foi.

Avant diffusion, désignez une description principale comme version de référence.

Si vous avez besoin de plusieurs longueurs, nommez-les explicitement :

  • description longue ;
  • description courte ;
  • accroche très courte.

Vous éviterez ainsi qu’une ancienne version soit récupérée dans un email ou un document qui ne devait plus servir.

Créer une source de vérité

Pour chaque édition, Nommera recommande de conserver une fiche maître réunissant les données validées.

Lorsqu’une donnée change, la fiche maître est mise à jour d’abord. Les transmissions se font ensuite à partir de cette version.

Choisir les catégories comme une information éditoriale

Les catégories ne sont pas un simple réglage technique.

Elles décrivent le contexte dans lequel le livre doit être présenté.

Une catégorie trop générale réduit la précision.

Une catégorie très spécifique mais mal choisie positionne le livre dans un univers qui ne lui correspond pas.

Avant de sélectionner une classification, demandez-vous :

  • quel est le sujet ou genre principal du livre ?
  • quelle classification décrit réellement ce contenu ?
  • une catégorie secondaire est-elle utile ?
  • le niveau de précision choisi reste-t-il honnête ?

L’objectif n’est pas de chercher artificiellement la catégorie la moins concurrentielle.

Il est de fournir aux systèmes et aux professionnels une description correcte du livre.

Vérifier les territoires de vente

Les territoires indiquent où une édition doit pouvoir être commercialisée.

Cette donnée mérite d’être vérifiée avant que la fiche commence à circuler.

Selon la situation du livre, il faut notamment s’assurer que :

  • les territoires transmis correspondent aux droits disponibles ;
  • les marchés visés ne sont pas exclus par erreur ;
  • les différents formats sont configurés de manière cohérente ;
  • les informations concordent avec l’organisation réelle de la diffusion.

Une erreur à ce niveau peut rendre une édition difficile ou impossible à obtenir dans un marché pourtant ciblé.

Ne pas négliger les données dites secondaires

Certaines informations ne bloquent pas nécessairement une mise en vente.

Elles influencent pourtant fortement la qualité de la fiche obtenue.

Par exemple :

  • la biographie de l’auteur ;
  • la collection ;
  • le numéro dans une série ;
  • la pagination ;
  • les dimensions ;
  • le public ;
  • les mots-clés ;
  • les éléments de présentation ;
  • la couverture.

Leur valeur vient souvent de leur cohérence collective.

Une maison d’édition n’a pas besoin d’un système extraordinairement complexe pour gérer correctement ces données.

Elle a surtout besoin d’une version de référence et d’une méthode stable.

Faire un contrôle croisé plutôt qu’une simple relecture

Relire chaque champ indépendamment ne suffit pas toujours.

Certaines erreurs apparaissent uniquement lorsqu’on compare les informations entre elles.

Posez par exemple ces questions :

  • l’ISBN correspond-il bien au format indiqué ?
  • la couverture est-elle celle de cette édition ?
  • la date est-elle identique dans tous les documents ?
  • le prix correspond-il au bon format ?
  • le titre sur la couverture correspond-il au titre transmis ?
  • le nom de l’auteur est-il écrit de la même manière partout ?
  • les territoires correspondent-ils au plan de diffusion ?

C’est souvent dans ces relations que se trouvent les incohérences les plus difficiles à voir.

Ce qu’il faut obtenir avant la transmission

Les métadonnées n’ont pas besoin d’être nombreuses pour être bonnes.

Elles doivent d’abord être :

exactes, cohérentes, suffisamment complètes et identifiées comme la version de référence.

Une modification restera toujours possible plus tard.

Le but n’est pas de figer le livre définitivement.

Il est d’éviter qu’une information provisoire commence à circuler comme une information définitive.

La question à poser avant diffusion

Si un partenaire vous demandait aujourd’hui « quelle est la bonne version de cette information ? », pourriez-vous lui répondre immédiatement sans ouvrir trois fichiers et rechercher un ancien email ?

Si la réponse est non, la donnée mérite probablement d’être consolidée avant la parution.