«Necesitamos un archivo ONIX.» La frase aparece en boca de distribuidores, plataformas y proveedores, y deja a muchas editoriales pequeñas con dudas: ¿es un programa?, ¿un documento que hay que redactar?, ¿una obligación?

No es nada de eso. ONIX es un formato de intercambio: una manera normalizada de presentar la información de un libro para que otro sistema la lea sin tener que volver a teclearla. El archivo no es la ficha del libro. Transporta la ficha.

En resumen. Un archivo ONIX normalmente se genera desde un sistema de datos; la propia editorial no siempre tiene que producirlo. Lo que importa es la calidad de los datos que entran: una ficha de referencia por edición, coherente en todos los canales.

Qué es un archivo ONIX

ONIX for Books es un estándar de metadatos mantenido por EDItEUR. En la práctica es un mensaje XML: un archivo de texto estructurado donde cada dato del libro va en una etiqueta prevista para él. Distribuidores, agregadores y algunos comercios utilizan ONIX para intercambiar metadatos, pero cada canal define cómo recibe la información. No todas las plataformas admiten archivos ONIX enviados directamente por cualquier editorial.

Un mismo archivo puede describir un solo título o un catálogo completo. Puede enviarse una vez y actualizarse después con cada cambio: nuevo precio, nueva portada, fecha de venta modificada.

Qué transporta

  • Identidad — ejemplos: título, subtítulo, colaboradores, ISBN, editorial; error frecuente: título distinto del que figura en la portada.
  • Formato — ejemplos: papel, EPUB, PDF, número de páginas; error frecuente: ISBN del papel reutilizado para el digital.
  • Descripción — ejemplos: texto corto, texto largo, biografía del autor; error frecuente: contraportada pegada sin adaptar.
  • Clasificación — ejemplos: materia, público, palabras clave; error frecuente: categoría elegida por defecto.
  • Comercial — ejemplos: precio, disponibilidad, fecha de venta, territorios; error frecuente: fecha de publicación y fecha de venta confundidas.
  • Recursos — ejemplos: portada, fragmento, datos de accesibilidad; error frecuente: imagen antigua que sigue referenciada.

Si falta un dato en el flujo, puede no llegar por ese canal, aunque el destinatario disponga de otras fuentes. Un dato incorrecto puede propagarse a varias fichas.

Quién lo lee

Quienes lo reciben son sistemas, no lectores: distribuidores, agregadores, bases bibliográficas, librerías en línea. Cada canal acepta modos de entrega distintos (un formulario, una hoja de cálculo, un flujo ONIX), y esto varía según el país y el proveedor. La regla es simple: pregunta a cada canal qué acepta en lugar de suponerlo.

Cuándo lo necesita una editorial

Se dan tres situaciones.

  • Paso 1. Un destinatario lo exige. Un distribuidor o una plataforma pide un flujo ONIX. Lo produces tú, o le pides a tu distribuidor o a un proveedor que lo genere a partir de tu información.
  • Paso 2. La hoja de cálculo ya no alcanza. A partir de cierto número de títulos, varios Excel que divergen entre canales crean más discrepancias de las que evitan. Una exportación única, generada desde una sola fuente, es más fiable.
  • Paso 3. Quieres controlar lo que circula. Aunque otra persona produzca el archivo, el contenido es tu responsabilidad. Saber leerlo permite detectar un error antes de que se propague.

En cambio, una editorial que publica pocos títulos al año y trabaja con un distribuidor que carga las fichas por ella normalmente no tiene que producir un archivo ONIX. Sí debe comprobar qué transmite su distribuidor.

Versiones: 2.1 y 3.x

ONIX 2.1 está obsoleto: EDItEUR retiró sus antiguos documentos de descarga en 2026. Para nuevos intercambios conviene trabajar con ONIX 3; la revisión ONIX 3.1.3 se anunció en marzo de 2026. Aun así, pregunta al destinatario qué versión y qué especificaciones admite antes de preparar el archivo.

Lo que importa más que el formato

Un archivo ONIX perfectamente formado puede transportar datos falsos. Incluso con un archivo ONIX bien formado, pueden aparecer discrepancias cuando no existe una fuente de referencia compartida:

  • una ficha cargada en el distribuidor, otra en la plataforma, otra en el sitio de la editorial;
  • un ISBN asignado al formato equivocado;
  • una descripción distinta en cada lugar;
  • datos de accesibilidad declarados sin haberlos comprobado.

Una práctica útil es: establecer una ficha de referencia por edición, producir los archivos a partir de ella y comparar después lo que cada canal muestra realmente con esa ficha.

Por dónde empezar

  • Paso 1. Reúne en una sola tabla, título por título, el ISBN, el formato, el precio y la fecha de venta.
  • Paso 2. Pregunta a cada distribuidor y plataforma qué modo de entrega acepta.
  • Paso 3. Compara tres fichas publicadas con esa tabla.
  • Paso 4. Corrige la fuente y solo después las copias.

Para entender cómo se relacionan estos datos con la visibilidad del libro, lee qué metadatos preparar antes de publicar. Para el caso de los ISBN, un ISBN por formato y por edición. Y para armar la ficha de referencia, puedes empezar con el kit de metadatos gratuito.

Fuentes